Zeitmanagement ist die Kunst, seine Zeit optimal zu nutzen.
Schöne Binsenweisheit.
Kann man Zeit überhaupt managen? Schließlich vergeht sie immer gleich schnell. Jeder Tag ist gleich lang. Alle haben gleich viel Zeit.
Und doch schaffen einige irgendwie mehr als andere... Zauberei?
Manche haben auch so viel Zeit, dass sie gar nicht wissen was sie machen sollen. Sie leiden an Umsetzungsschwierigkeiten. Sie bleiben beim „Ich will...“ stecken, da sie sich ständig verzetteln.
“Nicht die Zeit ist es, die beim Zeitmanagement in den Griff genommen wird: Man ist es selbst. Das Zeitmanagement macht die Eiligen und Gehetzten zu Gefangenen ihres Wunsches, jede Minute ausnutzen zu müssen. Zeitsparen führt auch nicht zu den Idyllen des Zeitwohlstandes. Tatsächlich ist die vermeintlich gesparte Zeit unwiderruflich verschwunden – wie gewonnen, so zerronnen.
Wer Zeit spart, der spart am Leben. Zeitsparen heißt ja, auf das Erleben der Gegenwart, auf den Augenblick, zugunsten einer unbekannten, unsicheren und unkalkulierbaren Zukunft zu verzichten. Leben findet aber nicht in der Zukunft, sondern in der Gegenwart statt. So wie es keinem Menschen gelingt, das Heute aufs Morgen zu verschieben, so wenig lässt sich das Morgen bereits heute leben. Zeit ist weder Speichermedium, noch gibt es einen Nachtragshaushalt für Zeit.
Wer über Zeitdruck, Zeitprobleme und Zeitnöte klagt, bedauert in Wahrheit Symptome unbefriedigender Zeiterfahrungen und unzulänglicher Zeiterlebnisse. Daher lassen sich Zeitnöte auch nicht durch ein “mehr” an Zeit, sondern nur durch alternative, zufriedenstellendere Erfahrungen verringern. Die Uhrzeit als Maßstab ist dazu jedoch völlig ungeeignet.”
Zeitmanagement ist Selbstmanagement. Kernkompetenz: Prioritäten setzen.
Worum geht’s genau?
- Sich selbst besser organisieren,
- Sich schon morgens einen Überblick verschaffen,
- Seine Aufgaben planen,
- Zu priorisieren
- und natürlich über den Tag motiviert zu bleiben.
In anderen Worten: Es geht darum, bessere Entscheidungen zu treffen.
“Wenn ich eine Zeit von einer Stunde habe, um ein Problem zu lösen, benutze ich die ersten 55 Minuten, um das Problem zu definieren.
Je klarer die Definition, desto einfacher die Lösung und klarer der Weg.”
Wie aber bewerkstelligen?
Ein Beispiel.
Die Ivy-Lee-Methode
Charles M. Schwab ist Präsident des Stahlunternehmens Bethlehem Steel Coporation und gilt im Jahr 1918 als einer der reichsten Männer der Welt. Er ist allerdings der Meinung, dass die Arbeitsabläufe in seinem Betrieb ineffektiv seien. Er engagiert folglich den renommierten Produktivitäts-Experten Ivy Lee.
Lee schlägt ihm eine ungewöhnliche Methode und einen noch ungewöhnlicheren Deal vor: Schwab soll die Methode drei Monate nutzen und testen, ob sie funktioniert. Falls er zufrieden ist - und nur dann - soll er ein Honorar bezahlen, das ihm angemessen erscheint. Schwab willigt ein.
Die sogenannte Ivy-Lee-Methode ist denkbar einfach: Schwab soll sich ein Blatt Papier nehmen und darauf die sechs wichtigsten Dinge notieren, die er am nächsten Tag erledigen will. Diese sechs Punkte sollen zuerst nach Wichtigkeit sortiert und dann diszipliniert abgearbeitet werden - ohne jede Ablenkung. Andere Aufgaben zwischendurch sind nicht erlaubt. Erst wenn die erste Aufgabe erledigt ist, kommt die zweite dran. Und so weiter. Und was am Ende des Tages nicht geschafft wurde, kommt automatisch auf die Liste des Folgetages - plus die neuen Aufgaben, insgesamt wieder sechs.
Schwab ist zwar zunächst skeptisch, doch schon nach kurzer Zeit sind er und sein Führungsteam hellauf begeistert. Sie schaffen deutlich mehr und das effektiver.
Vor lauter Dank stellt der Unternehmer Ivy Lee einen Scheck über 25.000 Dollar aus. Das entspricht einem heutigen Wert von rund 450.000 Euro.
Das Problem mit den Prioritäten: Wir neigen zum Selbstbetrug.
“Ich kann dieses Stück Schokolade ruhig essen, denn heute Abend mache ich ja sowieso Sport. ”
Das Ganze basiert häufig auf dem psychologisch tief verwurzelten Bedürfnis, Recht zu haben. Man suggeriert sich selbst Argumente, um die Entscheidung zumindest zu begründen.
Man sollte sich also dessen bewusst sein, dass einem die eigenen Vorlieben einen Streich spielen, die man vor sich selbst auch noch rechtfertigt. Bekannt aus...
“Ab morgen dann...”
Vermeide also folgende Fehler
1. Keine Zeit zum Prioritäten setzen.
- Die erste Priorität: Zeit zum Prioritäten setzen.
- Sie schaffen Ordnung, erleichtern die Organisation, sparen Energie und Stress.
- Die Dringlichkeit von Aufgaben ergibt sich nicht von allein
2. Fokus auf das Ziel verloren.
- Ziel und Prioritäten immer ins Verhältnis zu setzen ist nicht immer leicht. Aber absolut essentiell.
- Was ist das Ziel? Gibt es mehrere? Ist das eine wichtiger, als das andere?
3. Kein Respekt vor den Prioritäten.
- Ablenkung lauert ÜBERALL und es ist nicht leicht motiviert zu bleiben. Erinnere dich daran, warum und wie die Prioritäten liegen.
4. Fehler beim Abgeben von Aufgaben.
- Manche Sachen können andere besser. Beim Thema Bewegung natürlich der Personal Trainer. Eine „zeitsparende“ also effektive Planung, die Anfahrt und das organisierte Training kann delegiert werden.
- Vertrauen ist dabei natürlich entscheidend. Deshalb Zeit einräumen zum Ausprobieren.
5. Ignorieren von neuen Infos.
- Nichts ist in Stein gemeißelt.
- Das Ziel hat sich verändert? Ein Problem hat sich von selbst gelöst? Dann ändern sich logischerweise auch die Prioritäten. Eine gewisse Flexibilität ist wichtig.
Achte nur darauf, dass nicht die Vorlieben... der innere Schweinehund... versucht die Prioritäten zu verändern.
Die ABC-Methode, Eisenhower-Methode, ALPEN-Methode, GTD-Prinzip (Getting Things Done), SMART-Methode, Pomodoro-Methode... Methoden gibt’s es wie Sand am Meer.
Wer das Prinzip versteht, kann sich seine eigene Methode "basteln".
Aufgaben sammeln. Planen. Priorisieren. Teilschritte festlegen (täglich erreichbar), um die Motivation hoch zu halten.
Sowas wie die ASPPT-Methode also. ;)
So feiert man jeden Tag Erfolge! Das #dranbleiben ist viel leichter!
#Schweinehundbezwinger sein!